PPK dla najmniejszych firm

Od 1 stycznia 2021 roku obowiązek wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych objął 850 tysięcy mikrofirm. Jak przygotować się do uruchomienia PPK i kiedy mija ostateczny termin zawarcia wymaganych umów?

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych składa się z kilku etapów. Obecnie rozpoczęła się IV faza programu, która zakłada wdrożenie PPK w mikrofirmach, czyli podmiotach, które na dzień 31.12.2019 zatrudniały mniej niż 20 osób oraz instytucjach publicznych.

Najmniejsze firmy mogą być jednak zwolnione z tego obowiązku, jeśli posiadają status mikroprzedsiębiorcy i wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z programu.

Zgodnie z ustawą Prawo Przedsiębiorców mikroprzedsiębiorca to podmiot, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów EUR, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów EUR.

Jeśli firma posiada status mikroprzedsiębiorcy, ale przynajmniej jedna osoba nie złoży rezygnacji, wdrożenie PPK trzeba przeprowadzić. Taki obowiązek pojawi się także w momencie, kiedy podmiot, który nie był zobligowany do utworzenia programu zatrudni pracownika, który będzie chciał oszczędzać w PPK.

Warto pamiętać o tym, iż ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych penalizuje nakłanianie do rezygnacji z PPK.

Zobacz także: Co można uznać za nakłanianie do rezygnacji z PPK i jakie są za to kary?

PPK w mikrofirmach – kogo obowiązuje i jakie są ostateczne terminy?

Firmy, które są zobligowane do uruchomienia Pracowniczych Planów Kapitałowych w IV fazie mają takie same obowiązki, jak większe podmioty, które wdrożyły program wcześniej. W pierwszej kolejności należy dokonać wyboru instytucji finansowej obsługującej PPK i podpisać umowę na zarządzanie programem. Kolejnym krokiem będzie podpisanie umowy o prowadzenie PPK.

Terminy wdrożeń PPK w mikrofirmach są następujące:

• Umowa na zarządzanie PPK – najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r.,
• Umowa o prowadzenie PPK – maksymalnie do 10 maja 2021 r.

Wdrożenie PPK wiąże się także z koniecznością wdrożenia procesów administracji PPK i przygotowaniem do bieżącej obsługi programu.

Etapy wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych w mikroprzedsiębiorstwach

Oprócz wymaganych umów z wybraną instytucją finansową, mikroprzedsiębiorca wdrażający PPK musi także dopełnić innych związanych z programem obowiązków, w tym zapewnić bieżącą obsługę i przeprowadzić kampanię informacyjną dla pracowników.

Etapy wdrożenia PPK dla mikrofirm:

• STYCZEŃ – MARZEC 2021: Wybór instytucji finansowej wraz z kampanią informacyjną
• MARZEC – KWIECIEŃ 2021: Wdrożenie procesów administracji PPK
• MAJ 2020: Bieżąca administracja PPK

Wybór instytucji finansowej i kampania informacyjna

Wybór instytucji finansowej i kampania informacyjna to pierwszy etap przygotowania wdrożenia PPK, który powinien się rozpocząć od wyboru reprezentacji osób zatrudnionych, które wybiorą Instytucję Finansową. Dokonawszy wyboru Instytucji i podpisawszy umowę o zarządzanie PPK pracodawca zobowiązany jest przeprowadzić kampanię informacyjną dla pracowników. Warto pamiętać o przygotowaniu niezbędnej dokumentacji tego procesu, gdyż z pewnością okaże się ona przydatna w czasie kontroli PIP. Etap pierwszy kończy się podpisaniem umowy o prowadzenie PPK.

Wdrożenie procesów administracji PPK

W ramach wdrożenia procesów administracji PPK przedsiębiorca powinien dostosować wewnętrzne procedury w firmie do wymogów PPK, czyli:

• uwzględnić obowiązki informacyjne z zakresu PPK w ramach onboardingu i obsługi kadrowej,
• ustalić i wdrożyć proces obiegu dokumentów dotyczących PPK,
• określić sposób tworzenia list uczestników, rejestracji nowych uczestników i przetwarzania danych dotyczących deklaracji pracowników, tak aby przenieść odpowiednie dane na listy płac,
• ustalić zakres i sposób wymiany danych z instytucją finansową oraz potencjalnie wykorzystywanie systemów Instytucji Finansowej.

Bieżąca administracja PPK

Końcowym etapem jest uruchomienie obsługi programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Bieżąca obsługa PPK obejmuje działania takie jak:

• bieżąca rejestracja nowych uczestników oraz przetwarzanie danych dotyczących deklaracji
  pracowników,
• realizowanie procesu wypłaty transferowej,
• spełnianie obowiązków informacyjnych,
• weryfikacja 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia (przy złożonej deklaracji
  o obniżeniu wpłaty podstawowej pracownika),
• naliczenie składek do PPK na listach płac,
• korekta składek do PPK m.in. w przypadku złożenia deklaracji o rezygnacji z PPK,
• wymiana danych z Instytucją Finansową dotyczących PPK (13 plików w ramach
  Standardu rekomendowanego przez Grupę Projektową PPK),
• ponowny autozapis co 4 lata – od 2023 r.

Kary za nieprzystąpienie do PPK

Jeśli firma lub przedsiębiorca zatrudniający pracowników lub albo osoba działająca w jego imieniu nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w wyznaczonym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń obowiązującego w tym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Natomiast karze grzywny w wysokości od 1000 do 1 000 000 PLN podlegają podmioty zatrudniające albo osoby działające w ich imieniu, które nie zawarły umowy o prowadzenie PPK w wyznaczonym terminie, nie dokonują terminowych wpłat do PPK, nie zgłaszają wymaganych danych lub/i nie prowadzą dokumentacji dotyczącej kalkulacji wpłat do PPK.

Zobacz także: Umowy o dzieło – obowiązek zgłaszania do ZUS od 2021

Obsługa PPK – jak możemy pomóc?