Zmiany w Kodeksie Pracy

Nowe zasady przetwarzania danych osobowych od 4 maja 2019

W dniu 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz.U. poz. 730 z 2019 r.

Jakich danych może żądać Pracodawca od kandydata, a jakich od pracownika?

Ustawa ta zmieniła również Kodeks pracy. Nowy art. 22¹ § 1 k.p. stanowi, że Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo wprowadzono zapis, że Pracodawca może żądać podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Reasumując – w wyniku nowelizacji kodeksu pracy tj. od 4 maja 2019 r. pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy podania imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji). Pracodawca będzie mógł natomiast żądać od kandydata do pracy danych kontaktowych (np. nr telefonu, adres e-mail, skrytka pocztowa). O rodzaju wskazywanych w oświadczeniu danych do kontaktu będzie decydował sam kandydat do pracy.

Pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w przepisach kodeksu pracy w przypadku kandydata do pracy, albo pracownika wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydata do pracy i pracownika w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Żądanie ww. danych osobowych od kandydata do pracy i pracownika wynikające bezpośrednio z przepisów prawa nie wymaga zgody osoby, która je podaje.

Czytaj także: Pracownicze Plany Kapitałowe – najważniejsze informacje

Nowelizacja Kodeksu pracy normuje również zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika.

Przetwarzanie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika, możliwe jest również na podstawie zgody, która musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym przez przepisy prawa. Kandydat do pracy lub pracownik może wyrazić zgodę zarówno na podanie zwykłych danych osobowych (np. informacji o kwalifikacjach zawodowych, jeśli nie są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, ale przez taką zgodę chce np. podnieść swoje szanse na zatrudnienie u danego pracodawcy) albo nawet danych szczególnie chronionych (tzw. „wrażliwych”). W przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje wyłącznie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. W przypadku danych zwykłych, dane osobowe mogą być pozyskiwane z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, pracownika lub pracodawcy.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Monitoring w miejscu pracy

Nowelizacja wyodrębniła przepis, iż monitoring nie może być stosowany w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, ze względu na ochronę praw wynikających z wolności i niezależności związków zawodowych.

W celu zabezpieczenia prywatności pracowników dodano przepis, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Badania lekarskie

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami od 4 maja 2019 r. pracodawcy mogą żądać od osoby przyjmowanej do pracy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy wraz ze skierowaniem na badania lekarskie będącym podstawą wydania takiego orzeczenia.

Dookreślono także, że pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich oraz otrzymane orzeczenia i skierowania.

W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w otrzymanym skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca ma obowiązek zwrócenia osobie przyjmowanej do pracy zarówno skierowania, jak i orzeczenia lekarskiego wydanego na podstawie tego skierowania.

Autorka:

Monika Roman
Dyrektor Działu Kadr
Contract Administration

Niniejszy biuletyn ma na celu informowanie o zagadnieniach z szeroko pojętej tematyki pracowniczej. Jego intencją nie jest udzielanie porady. Radzimy Czytelnikom, aby przed podjęciem jakichkolwiek decyzji bądź działań w związku z informacją zawartą w niniejszym biuletynie, zasięgnęli formalnej porady.

Outsourcing kadr i płac – poznaj naszą ofertę!