Zpracování mezd

Mzdové účetnictví

Jako účetní firma se zabýváme externím zpracováním mezd především pro malé a střední podniky. V převážně většině případů se jedná o jasně definovaný proces, který zahrnuje níže uvedené činnosti. Řešení pro větší společnosti v Contract Administration přizpůsobujeme už nastaveným procesům a konkrétním potřebám dané společnosti.

Payroll agenda by se dala shrnout do těchto oblastí:

• správa mzdových záznamů a výstupů plně v souladu s aktuální legislativou a interními předpisy
• zpracování nástupů a výstupů
• zpracování změn v personálních a mzdových údajích
• zpracování přihlášek a odhlášek zaměstnanců firmy v souvislosti se sociálním a zdravotním pojištěním
• import docházky na základě výstupu z docházkového systému
• zúčtování měsíční hrubé mzdy, náhrady za dovolenou, odměn, přesčasů, nepeněžních příjmů a jiných forem odměn a náhrad (např. auta, dividendy…)
• výpočet srážek ze mzdy a čistých mezd
• výpočet odvodů daně z příjmů, sociálního pojištění, zdravotního pojištění
• vypracování rekapitulace výpočtu mezd, manažerský a statistický reporting (Trexima, ÚPN)
• vypracování podkladů pro zaúčtování mezd (general ledger report)
• příprava platebních příkazů na úhradu čistých mezd, daní, sociálního a zdravotní pojištění, případně dalších plateb třetím stranám (příspěvky na soukromé PF, platby exekutorům…)
• možnost převodu peněžitých prostředků na klientský účet společnosti Contract Administration, který následně zabezpečí distribuci jednotlivých plateb
• tisk skrytých výplatních pásek, možnost distribuce elektronických výplatních pásek v PDF zajištěných heslem, možnost generování elektronických výplatních pásek na E-portal
• vypracování a odeslání zákonných měsíčních přehledů
• příprava potvrzení o příjmech, zápočtových listů, ELDP a dalších potvrzení podle potřeby
• zpracování roční mzdové agendy vč. výpočtu tzv. povinného podílu osob se změněnou pracovní schopností
• kompletace ročních mzdových příjmů
• poskytování informací o zásadních změnách v oblasti pracovního práva, sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění a daní z příjmu fyzických osob

Jak zpracování mzdové agendy funguje?

Naši klienti jsou na denní bázi v kontaktu s jednou hlavní osobou. Mzdová účetní přijímá během měsíce podklady ke mzdám od klienta vč. případných dotazů. Komunikací a standardizovanými podklady co nejvíce eliminujeme chyby při zpracování mezd. Po ujasnění podkladů jsou data nahrána do mzdového programu a dále v něm upravována. Úkolem tohoto softwaru je provést konkrétní výpočty (zúčtovat hrubou mzdu, vypočítat daně, zdravotní a sociální pojištění atd.).

Po provedení série kontrol jsou vygenerovány reporty dle požadavků klienta. Reporty slouží ke kontrole zpracovaných mezd, jejich zaúčtování i archivaci. Když jsou mzdy schváleny, je dokončeno zpracování přihlášek a odhlášek zaměstnanců ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění. V neposlední řadě externí zpracovatel mezd vygeneruje výstupní dokumenty pro končící zaměstnance a předá je klientovi či přímo zaměstnancům.

Jaké jsou výhody externího zpracování mezd?

Hlavní výhody vyplývají z obecných výhod dělby práce. Naši mzdoví účetní jsou skutečnými odborníky ve svém oboru a na mzdovou problematiku se přímo specializují. V týmu je přibližně 15 mzdových účetních a spousta z nich má mnohaleté zkušenosti, které předávají dál služebně mladším kolegům. V případě nestandardní situace tak může konkrétní mzdový účetní situaci probrat s ostatními kolegy a na základě diskuze pak zvolit optimální řešení.

Úspora času a peněz je další velkou výhodou. Obzvláště malé a střední podniky nemusí mít vlastní mzdovou účetní či mzdové oddělení a místo toho mzdy zpracovávat externě.

Contract Administration je držitelem ISO 9001 a ISO 27001. První certifikát je garancí nejvyšší kvality při poskytování payroll a HR služeb. Druhý certifikát potvrzuje vysoké zabezpečení dat našich klientů.