Outsourcing kadr i płac - krok po kroku

Outsourcing kadr i płac to przekazanie obsługi procesów z zakresu tzw. twardego HR firmie zewnętrznej. Celem usługi jest usprawnienie działań z tego obszaru oraz redukcja kosztów operacyjnych. Jak przygotować się do outsourcingu kadr i płac i na co należy zwrócić uwagę?

Outsourcing kadrowo-płacowy – od czego zacząć?

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) to powierzanie obsługi procesów biznesowych specjalistycznej firmie zewnętrznej. W przypadku outsourcingu kadr i płac są to szeroko pojęte czynności związane z bieżącą obsługą kadrowo-płacową pracowników danego podmiotu, m.in.:

• Naliczanie płac
• Przygotowywanie dokumentów kadrowo – płacowych dla pracowników (np. paskóo płacowych, deklaracji PIT, zaświadczeń o wynagrodzeniu)
• Sporządzanie deklaracji dla Urzędu Skarbowego, ZUS i PFRON
• Prowadzenie akt osobowych pracowników
• Administracja PPK
• Rozliczanie czasu pracy

Najważniejszymi korzyściami dla przedsiębiorców korzystających z outsourcingu kadr i płac są dostęp do wiedzy, know-how i zasobów dostawcy usługi, zapewnienie bezpieczeństwa danych i ciągłości obsługi procesów, optymalizacja kosztów obsługi kadrowo – płacowej oraz możliwość korzystania z najnowszych technologii, wspomagających optymalizację procesów.

Decyzja o outsourcingu kadr i płac powinna być poprzedzona:

• dogłębną analizą finansową kosztów działalności wewnętrznych działów kadr i płac, których zadania firma planuje oddelegować na zewnątrz,
• przygotowaniem listy działań i operacji, które potencjalnie można wyoutsourcować,
• identyfikacją korzyści i zagrożeń płynących z outsourcingu kadr i płac, czyli analizą SWOT,
• audytem obecnie działających struktur kadrowo-płacowych w firmie.

Kluczowym krokiem jest wybór dostawcy usług, który zapewni nie tylko zakres usługi dopasowany do potrzeb firmy, ale także wysoką jakość i odpowiedni poziom bezpieczeństwa procesu.

Wybór dostawcy i podpisanie umowy

Wybór firmy outsourcingowej powinien być wynikiem wielowymiarowej analizy potencjalnych partnerów. Outsourcing kadr i płac ma najczęściej charakter długoterminowy, dlatego niewłaściwa decyzja może okazać się dla firmy kosztowna, nie tylko w wymiarze finansowym.

Outsourcing kadr i płac – co wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy?

• Wysoka jakość świadczonych usług (już na etapie zapytania ofertowego łatwo zweryfikować staranność przygotowania oferty),
• Duże doświadczenie w branży i dobre referencje (warto sprawdzić także inne niż strona internetowa źródła informacji o firmie),
• Sprawna komunikacja - szybki i wygodny kontakt z outsourcerem, stałe osoby do kontaktu oraz wysoki standard obsługi klienta,
• Odpowiedni potencjał kadrowy i technologiczny firmy zewnętrznej,
• Certyfikaty i wyróżnienia,
• Zakres usług – czy dostawca oferuje kompleksowe wsparcie z obszaru kadr i płac, czy będzie możliwość rozwoju współpracy w przypadku pojawienia się nowych potrzeb z tego zakresu?

Po wysłaniu i przeanalizowaniu zapytań ofertowych oraz sporządzeniu tzw. krótkiej listy dostawców przychodzi moment ostatecznego wyboru partnera outsourcingowego i podpisania z nim - najczęściej długoterminowej - umowy na świadczenie usług kadrowo-płacowych.

Podpisanie umowy – na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Podpisanie umowy z dostawcą to kluczowy moment całego procesu. Od zawartych w dokumencie zapisów zależy bowiem powodzenie współpracy i egzekwowanie wzajemnych ustaleń.

Jakie elementy powinna zawierać umowa na outsourcing kadr i płac:

• Zakres świadczonych usług - istotne jest jak najbardziej precyzyjne zdefiniowanie pakietu usług dostarczanych w ramach umowy,
• Zakres odpowiedzialności stron - ustalenie odpowiedzialności outsourcera jest niezwykle ważne, bowiem w przypadku jakichkolwiek urzędowych kontroli, zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości,
• Poufność danych i informacji oraz bezpieczeństwo ich przetwarzania - ważne jest przestrzeganie aktualnych przepisów, jasno określone zasady oraz monitorowanie dostawcy w tym zakresie,
• Usługi dodatkowe, czyli usługi podlegające dodatkowej opłacie; mogą one znacznie zwiększyć koszty, dlatego kluczowe jest dokładne określenie przedmiotu umowy i sporządzenie listy usług towarzyszących,
• Miejsce świadczenia usług i sprecyzowany termin rozpoczęcia współpracy,
• Harmonogram dostarczania świadczonych usług,
• Wysokość wynagrodzenia outsourcera i zapis o karach umownych,
• Czas obowiązywania umowy i koszty oraz termin jej rozwiązania, czyli okres wypowiedzenia i koszt wyjścia z projektu,
• Klauzula o zakazie zatrudniania pracowników drugiej strony,
• Klauzula o rozstrzyganiu ewentualnych sporów i konfliktów,
• Zasady aneksowania umowy - ważne w razie konieczności wprowadzenia zmian i renegocjowania jej warunków.

Podpisanie umowy z outsourcerem wymaga ustalenia i doprecyzowania wielu kwestii, dlatego zazwyczaj poprzedzone jest negocjacjami, w których biorą udział osoby odpowiadające za poszczególne procesy, a często także przedstawiciele działu prawnego.

Współpraca z dostawcą – układ win-win i dalszy rozwój

Dobra komunikacja i obopólna współpraca to podstawy sukcesu modelu outsourcingowego. Nie inaczej jest w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego. Tu bowiem szczególnie liczy się wzajemne zaufanie i dzielenie się wiedzą. W budowaniu trwałych relacji duże znaczenie odgrywa dokładne zdefiniowanie potrzeb oraz wysoka elastyczność obu podmiotów.

Wysoka jakość usług i efektywna współpraca zależą jednak przede wszystkim od stałego monitorowania procesów i dostosowywania się do potrzeb klienta oraz szybkiego reagowania zarówno na już zaistniałe, jak i nadchodzące zmiany. Kluczem jest też wypracowanie sprawnie działającego systemu komunikacji. Ułatwi to wypracowanie optymalnego modelu współpracy i realizację założonych celów biznesowych przez obie strony umowy.

Dowiedz się więcej o naszych usługach: Outsourcing płac, Outsourcing kadr.