Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - zmiany od 1 stycznia 2019 r.

26.02.2019

W 2019 roku weszły w życie zmiany dotyczące zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej (w tym formy jej prowadzenia w postaci papierowej lub elektronicznej) oraz skrócenia okresów jej przechowywania.

Jeśli chodzi o przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. poz. 357 z 2018), obowiązujące od 1 stycznia 2019 r., dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt i jej elektronizacji odsyłamy do naszego Newslettera z marca 2018 r. Warto tylko nadmienić, że zgodnie z ogólną zasadą, która wynika z przepisów, w tym np. ustawy emerytalnej, płatnik jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Celem nowelizacji było skrócenie okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. oraz możliwość skrócenia okresu przechowywania po spełnieniu określonych warunków dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Okresy przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez 10 lat w następujących przypadkach:

  • dla ubezpieczonych, którzy u danego płatnika zostali zgłoszeni do ZUS po 31 grudnia 2018 r. W takim przypadku termin 10-letni oblicza się od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę;
  • warunkowo – dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., w takim przypadku 10-letni okres będzie obliczany od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złożył odpowiedni raport informacyjny.

Dla pozostałych ubezpieczonych okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat. W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1999 r., nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W tym miejscu chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. poz. 2369 z 2018) w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa:

  • zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (w tym wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej oraz jej przetwarzania i przenoszenia między systemami teleinformatycznymi);
  • sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej;
  • sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom uprawnionym do odbioru na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Zgodnie z ww. rozporządzeniem akta osobowe prowadzi się dla każdego pracownika oddzielnie.

Nowy podział akt osobowych pracowników

Zmianą natomiast jest to, że od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe dzielą się na 4 części: A, B, C i D (wcześniej akta dzieliło się na 3 części: A,B,C).

W części A przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B składa się z oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Tu zwracamy uwagę, że w aktach osobowych powinno znaleźć się potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu czy skierowania na badania wydawane w trakcie zatrudnienia, oraz oświadczenia o zapoznaniu pracownika z zakresem objętym tajemnicą przedsiębiorstwa. W tej części nie będzie już przechowywana informacja o karach porządkowych.

W części C są przechowywane oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Część D – to miejsce, gdzie znajdować się powinny odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Novum jest to, że oświadczenia i dokumenty znajdujące się w częściach A,B i C, powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim wypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń oraz dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Warto dodać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Niezależnie od obowiązku prowadzenia akt osobowych, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę do rąk własnych;
  • kartę ewidencji i przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że zgodnie z nowym rozporządzeniem pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą  i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

W rozporządzeniu znajdziemy też regulacje dotyczące szczególnych wymagań w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej oraz przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, a także doręczaniu informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru.

Nowe regulacje związane z wydawaniem dokumentacji pracowniczej

Z przepisów znowelizowanego kodeksu pracy wynika, że od 1 stycznia 2019 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9B lub art. 94(5) § 2 k.p.
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9B lub art. 94(5) § 2 k.p.
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca doręcza za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca dokonuje doręczenia osobiście, albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, albo środków komunikacji elektronicznej (jeśli uzyska potwierdzenie doręczenia).

Dokumentacja pracownicza może być wydana pracownikowi lub byłemu pracownikowi, a także osobom, o których mowa w art. 94(9) § 3 k.p., albo osobom upoważnionym przez wskazane wyżej podmioty.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem odbioru.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, zgromadzonych przed dniem 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. z wyjątkiem § 2-6. W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.

Do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych przed datą wejścia rozporządzenia i gromadzonej od dnia 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników pozostających w stosunku pracy dniu wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia obowiązujące przed tym dniem.

Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy mogą dostosować dokumentację pracowników w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowa, ale nie mają takiego obowiązku (we wcześniejszych projektach proponowano przejście na nowy sposób prowadzenia dokumentacji w określonym czasie). Wydaje się, że wysokie koszty związane z „przełożeniem” dokumentacji spowodowały odejście od pierwotnego pomysłu.

 

Niniejszy biuletyn ma na celu informowanie Klientów Contract Administration o zagadnieniach z szeroko pojętej tematyki pracowniczej.  Jego intencją nie jest udzielanie porady.  Radzimy Czytelnikom, aby przed podjęciem jakichkolwiek decyzji bądź działań w związku z informacją zawartą w niniejszym biuletynie, zasięgnęli formalnej porady.

 

Autorka:

Monika Roman
Dyrektor Działu Kadr
Contract Administration

Zapisz się do newslettera

Chcesz być na bieżąco? Subskrybuj nasz newsletter!

Contract Administration

City Business Center 5 Karadžicova 16
821 08 Bratysława
✆: +421 2 502 033 00

Contract Administration

Masarykova 34/413
602 00 Brno
✆: +420 542 425 824

Contract Administration
Sp. z o.o.

ul. Hrubieszowska 2
01-209 Warszawa
✆: +48 22 295 3200

Contract Administration
Sp. z o.o.

ul. Strzegomska 142A
54-429 Wrocław
✆: +48 71 733 1300

Contract Administration
Sp. z o.o.

ul. Smoleńsk 18/1
31-112 Kraków
✆: +48 12 334 9100

Contract Administration
Sp. z o.o.

ul. Nawrot 114
90-029 Łódź
✆: +48 42 671 8560

Contract Administration

U Garáží 1611/1 Praha 7 Holešovice
Praga
✆: +420 221 111 611

Słowacja

Bratysława

Czechy

Brno, Praga

Polska

Warszawa, Wrocław, Kraków, Łódź

Wybory dotyczące plików cookie na tej stronie

Firma Contract Administration Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może korzystać z plików cookie, aby przechowywać informacje na temat logowania, zbierać dane w celu optymalizowania funkcjonalności witryny i dostarczać reklamy dopasowane do Twoich zainteresowań. W opisany poniżej sposób wybierz, czy ta witryna może używać funkcjonalnych lub reklamowych plików cookie.

Zamknij Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką dotyczącą cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.