Rozliczanie czasu pracy

Rozliczanie czasu pracy to zagadnienie dużo szersze niż ewidencja czasu pracy. Polega na zbieraniu i analizowaniu różnych danych dotyczących czasu pracy oraz ich przetwarzaniu na informacje ułatwiające pracodawcom efektywniejsze planowanie i zarządzanie czasem pracy pracowników.

W ramach usług oferujemy klientom dostęp do systemu Rozliczania Czasu Pracy (RCP), będącego częścią naszej autorskiej platformy Asistar. System RCP Asistar to dostosowane do wymogów polskiego prawa narzędzie, automatyzujące proces rozliczania czasu pracy. Rozwiązanie jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej i nie wymaga instalowania żadnych dodatkowych aplikacji. System jest przeznaczony zarówno dla kadry managerskiej oraz działów HR i kadrowo – płacowych, jak i dla pracowników.

Użytkownicy systemu RCP:

• Pracownicy – podstawowa grupa użytkowników narzędzia,
• Kadra managerska - użytkownicy posiadający dostęp do danych podległych im pracowników,
• Administratorzy HR - uprawnieni do dostępu do wszystkich modułów i mający możliwość wglądu do danych wszystkich pracowników.

Zakres dostępów dla poszczególnych użytkowników systemu Rejestracji Czasu Pracy jest definiowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami pracodawcy.

System RCP Asistar – najważniejsze funkcjonalności

System Rozliczania Czasu Pracy Asistar składa się z sześciu podstawowych modułów. Każdy z nich wspiera użytkowników na innym etapie obsługi procesu ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy. System RCP wyposażony jest w szereg walidacji odpowiadających za weryfikację poprawności wprowadzanych danych, np. zgodności z prawem planu pracy pracownika czy zachowania wymaganej przepisami ilości godzin odpoczynku w ciągu doby lub w ciągu tygodnia. Pozwala to wyeliminować potencjalne błędy i zapewnia zgodność procesu z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Główne moduły systemu RCP:

• Ewidencja pracowników
• Planowanie czasu pracy
• Rejestracja wniosków
• Rozliczanie czasu pracy
• Raportowanie.

Ewidencja pracowników

Moduł zapewnia dostęp do informacji o pracownikach takich jak: data rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia czy wymiar etatu.

Planowanie czasu pracy

Moduł Planowanie czasu pracy automatyzuje przygotowywanie planów pracy z uwzględnieniem ograniczeń i obostrzeń wynikających z obowiązujących przepisów prawa pracy. Proces planowania jest wykonywany na postawie szablonów harmonogramów definiowanych w systemie RCP. System umożliwia stworzenie dowolnego szablonu harmonogramu czasu pracy, który następnie jest przypisywany konkretnemu pracownikowi. 

Rejestracja wniosków

Moduł Rejestracja wniosków umożliwia użytkownikom szybkie i wygodne wprowadzanie, przeglądanie i akceptowanie wniosków pracowniczych, np. wniosków o nadgodziny. Dzięki automatycznemu obiegowi informacji system znacznie przyspiesza i usprawnia proces ewidencjonowania czasu pracy oraz zapewnia pracownikom i managerom stały dostęp do aktualnych danych o czasie pracy i nieobecnościach.

Rozliczanie czasu pracy

Moduł rozlicza czas pracy, zarówno w okresach miesięcznych (np. godziny nocne, nadgodziny dobowe), jak i w okresach rozliczeniowych. Rozliczenia mogą odbywać się na postawie danych z czytników kart dostępu oraz / lub w oparciu o dane zarejestrowane w systemie. Po zatwierdzeniu dane są automatycznie rozliczane w systemie RCP, a zaakceptowane wyniki są przesyłane do systemu ERP.

Raportowanie

Funkcja raportowania umożliwia szybkie i wygodne generowanie raportów, w wielu różnych konfiguracjach, w zależności od indywidualnych potrzeb pracodawcy, np.:

• Plan pracy
• Limit nadgodzin
• Odpracowane nadgodziny

Integracja z innymi systemami

System automatycznej Rejestracji Czasu Pracy może być połączony interfejsem dwukierunkowym z systemem ERP, co pozwala na szybką wymianę danych i zapewnia płynność pracy. Dodatkowo jest on zintegrowany z modułem Asistar workflow urlopowy, który służy do obsługi wniosków urlopowych pracowników.

Bezpieczeństwo

Infrastruktura, w ramach której Contract Administration oferuje klientom rozwiązania IT, posiada wysokiej klasy zabezpieczenia objęte systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji certyfikowanym zgodnie z normą ISO 27001. Rygorystyczne procedury bezpieczeństwa gwarantują ochronę danych i informacji poufnych.

Połączenie z platformą Asistar jest zabezpieczone poprzez wykorzystanie protokołu HTTPS oraz certyfikatu SSL Symantec, przechodzi okresowe testy penetracyjne oraz podlega planom BCP/DRP. Zarządzanie dostępami dla użytkowników bazuje na najwyższych standardach ochrony danych.

Obsługa systemu

Obsługa systemu RCP jest bardzo intuicyjna, dzięki czemu nie sprawi problemu nawet mało zaawansowanym użytkownikom. Dostęp do systemu odbywa się z poziomu przeglądarki internetowej. System RCP posiada wbudowaną instrukcję obsługi, ułatwiającą rozpoczęcie pracy z systemem przez nowych użytkowników.

RCP Asistar - najważniejsze korzyści dla użytkowników

Automatyzacja rozliczania czasu pracy usprawnia i systematyzuje szereg działań wykonywanych przez pracowników i pracodawców każdego dnia. Wdrożenie systemu RCP zapewnia:

• Usprawnienie i skrócenie czasu ewidencji i rozliczania czasu pracy
• Zgodność procesu z obowiązującymi przepisami prawa
• Minimalizację ryzyka błędu ludzkiego i nieprawidłowego rozliczania czasu pracy
• Bezpieczeństwo danych
• Stały dostęp do aktualnych informacji dotyczących czasu pracy pracowników
• Brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania
• Integracja z systemem ERP / kadrowo – płacowym
• Łatwy dostęp do danych przez uprawionych użytkowników z poziomu przeglądarki internetowej
• Łatwość i intuicyjność obsługi
• Elastyczność systemu pod kątem jego modyfikacji
• Możliwość generowania wielu kategorii raportów