Jak przygotować się do wdrożenia PPK?

Od 1 lipca 2019 znaczna część firm funkcjonujących na polskim rynku będzie zobligowana do wprowadzenia programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Zakres ustawy nakłada na pracodawców wiele nowych obowiązków, a ich niedopełnienie obarczone jest poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi. Jeśli jednak pakiet PPK zostanie wdrożony prawidłowo, może stanowić źródło zadowolenia pracowników i wspierać budowanie wizerunku firmy jako przyjaznego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pozwolą przygotować się do wdrożenia PPK w organizacji.

Kiedy PPK powinno być wdrożone w Państwa firmie?

Ustawa o PPK będzie wprowadzana stopniowo, ale docelowo będzie dotyczyć wszystkich firm, które zatrudniają co najmniej jednego pracownika, z wyjątkiem podmiotów określonych w ustawie. Termin wdrożenia uzależniony jest od ilości osób zatrudnionych i rozłożony na okres od 1 lipca 2019 do 1 stycznia 2021 roku.
Należy przy tym pamiętać, że ustawa definiuje „osobę zatrudnioną” szerzej, niż tylko pracownika w rozumieniu kodeksu pracy. Największe firmy, czyli te, które na dzień 31.12.2018 miały co najmniej 250 osób zatrudnionych, zaczynają wdrożenie PPK od 1 lipca 2019, a mniejsze w kolejnych terminach.

Więcej informacji: Pracownicze Plany Kapitałowe – najważniejsze informacje

Pierwsze kroki przy wdrożeniu PPK

• Wybór reprezentacji osób zatrudnionych

Zgodnie z ustawą decyzja w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK powinna zostać podjęta w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma – z wyłonioną w tym celu reprezentacją osób zatrudnionych. Wątpliwości może rodzić kwestia zasad, na jakich ma zostać ona wyłoniona lub określnie, czy już istniejąca została wybrana właściwie. W takiej sytuacji pomocny może okazać się audyt regulaminów pracy i innych przepisów wewnętrznych obowiązujących w firmie, który ułatwi poprawny wybór reprezentacji do konsultacji wyboru instytucji zarządzającej PPK.

• Ustalenie zasad przyznawania składki dodatkowej przez podmiot zatrudniający

Ustawodawca dał możliwość odprowadzania dodatkowej dobrowolnej składki do PPK. Podmiot zatrudniający podejmuje decyzję o tym, czy w ogóle będzie chciał ją odprowadzać, a jeżeli tak, to czy jej wysokość będzie uzależniona od stażu pracy, czy też innych zasad, które wówczas należy zawrzeć w regulaminie wynagrodzeń. W ustaleniu wysokości składek dodatkowych do PPK pomoże przeprowadzenie audytu regulaminu wynagrodzeń.

• Szkolenia i wdrożenie procesów zawartych w ustawie o PPK

Przepisy dotyczące PPK nakładają na Państwa wiele obowiązków, także informacyjnych wobec pracowników czy instytucji finansowej zarządzającej PPK. Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy naliczyliśmy aż 34 elementy procesu wdrożenia i obsługi PPK, które wymagają od podmiotu zatrudniającego wiedzy, czasu, planowania i kontrolowania ich przebiegu. Podczas procesu implementacji PPK warto skorzystać z pomocy firm zewnętrznych, które oferują kompleksowe wsparcie na etapie planowania i koordynacji wszystkich niezbędnych czynności, wymaganych przepisami PPK.

 Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu PPK? Zapraszamy do kontaktu.